NORMAS INEN

Recepción - Relación con otros departamentos

FUNCIONES DE LA RECEPCIONISTA

FUNCIONES DE LA RECEPCIONISTA

EN RESERVACIONES

• Toma las preservaciones de todo tipo: provisionales, confirmadas (no  garantizadas) y garantizadas.
• Registrar las reservaciones en el plan de reservaciones o cuadro de disponibilidad
• Registrar las reservaciones en el libro de reservaciones
• Elaborar tirillas de reservaciones
• Usar el ordenador de reservaciones
• Prepara los correspondientes listados de reservaciones
• Archivar formularios 
• Analizar y satisfacer pedidos especiales

 DURANTE DEL PROCESO DE CHECK – IN

• Actualizar el estado situación de las habitaciones en el ordenador de habitación (sistema manual y computarizado
• Verificar la disponibilidad
• Recibir al huésped con reservaciones o sin ella
• Recibir huéspedes individuales y grupales
• Manejar cupones de alojamiento
• Verificar la reservación
• Ofrecer opciones de habitaciones
• Aplicar descuentos de identidad
• Ofrecer otros servicios
• Registrar al huésped en ficha individual
• Controlar documentos de identidad
• Garantizar la estancia
• Asignar la  o las habitaciones
• Registrar al huésped en el libro de entradas y salidas
• Dar instrucciones al personal uniformado
• Ubicar al huésped
• Comunicar el check – in a todos los sectores implicados
• Intervenir en situaciones especiales

 DURANTE LA ESTANCIA DEL HUÉSPED

• Promover la venta de los servicios que brinda el hotel
• Proporcionar al huésped toda la información solicitada, tanta del hotel, como de la ciudad, país y región
• Recibir y distribuir la correspondencia del hotel y de los huéspedes
• Recibir y entregar telegramas, mensajes escritos, telefónicos y faxes
• Recibir y entregar paquetes
• Atender las solicitudes de los huéspedes
• Elaborar las partes de averías
• Coordinación con el resto de hotel
• Manejar los cofres de seguridad y cajas comunes
• Resguardar, entregar y recibir llaves
• Realizar cambios de habitación
• Atender llamadas telefónicas que entran y salen
• Coordinación con el resto del hotel
• Intervenir en situaciones especiales 

 MANEJO DE CUENTAS Y CAJAS 

• Registrar ingresos y egresos
• Abrir y mantener cuentas individuales y grupales
• Realizar los controles necesarios (por ejemplo, arque de caja)
• Cambiar divisas
• Realizar funciones de auditoría nocturna
• Coordinación con el resto del hotel

 DURANTE EL PROCESO DE CHECK – OUT

• Verificar la existencia de consumo extras en los diferentes puntos de venta
• Solicitar la revisión de las habitaciones
• Cerrar y cobrar las cuentas individuales y grupales
• Solicitar firmas en el caso de una cuenta corriente
• Controlar las llaves de habitaciones y cofre de seguridad
• Agradecer y despedir al huésped
• Modificar el ordenador de habitaciones
• Registrar salidas en libro y planillas de entradas y salidas
• Coordinación con el resto del hotel
• Actuar en situaciones especiales

Reservas y Recepción - Funciones

Organigrama de un hotel según su tamaño

HOTELES PEQUEÑOS 

Por lo general, aquí se agrupa a los establecimientos de hasta 50 habitaciones, pero esto varía según el país; por ejemplo, los estadounidenses consideran pequeños a los hoteles con 150 habitaciones, medianos entre150 y 300 habitaciones, grandes entre 300 y 600-habitaciones, y muy gran-des los de más de 600 habitaciones. En casi todos los casos, los hoteles pequeños están administrados por sus propios dueños o por su familia (administración familiar), y la contabilidad se realiza fuera de la empresa.

La cantidad de personal dependerá de la categoría y los servicios ofrecidos. El organigrama de un hotel pequeño:

HOTELES MEDIANOS 

Poseen aproximadamente hasta 150 habitaciones (dependiendo del país). 

En la mayoría de los casos tienen gerentes profesionales, y la can-tidad de éstos depende de la organización de la empresa. Dependiendo de la categoría, se refleja la cantidad de personal, pero dado su tamaño, la organización prevé la creación de departamentos diferenciados en los que se agrupan funciones específicas, integrándose así departamentos netamente administrativos, como el de contabilidad. El organigrama de un hotel mediano.

HOTELES GRANDES

Poseen más de 150 habitaciones (dependiendo, por supuesto, de la clasificación empleada en el país en que se hallen).

Su organización refleja claramente la complejidad, diferenciándose dos grandes áreas: la administrativa y la operativa. Su categoría es casi siempre muy alta, brindando calidad y cantidad de servicios. Un esquema aproximado de la organización de este tipo de empresas puede ser.